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Administrarse. La columna de Gabriel Zaid

Se han publicado miles de libros sobre cómo administrarse con eficacia (logrando los propósitos) y eficiencia (al menor costo posible). Tal abundancia muestra que el tema tiene demanda, y también que tiene muchos ángulos.

Son infinitas las situaciones particulares. No es fácil sistematizar. Cada persona es un mundo de ambiciones, limitaciones, deberes, circunstancias. Cuando se estudian las operaciones industriales para administrarlas mejor, las variables son muchas, pero no tantas como en la vida personal.

Conviene distinguir entre rutinas (llegar de la casa al trabajo), proyectos (abrir un negocio, sacar una maestría) y acciones desconectadas (recuperar una maleta).

Las rutinas son secuencias repetitivas, y eso abre la oportunidad de mejorarlas. Justifica observar y analizar. El análisis cuesta (digamos, media hora), pero ahorrar un minuto en lo que se repite 3,000 veces ahorra una semana. No sólo eso: ganar un minuto en el quirófano puede salvar la vida de un paciente. Reducir un minuto el trámite en una ventanilla puede acortar la cola.

Los proyectos están en el otro extremo: absorben cientos o miles de horas en actividades convergentes a un punto final. Tal volumen justifica el análisis. Ganar tiempo en la actividad que tarda más (la ruta crítica) permite adelantar la fecha de terminación del proyecto. Estudiar los diversos requisitos puede ahorrar costos y mejorar la calidad.

El análisis de acciones y recursos con respecto a un objetivo se practica desde hace milenios. Es de origen militar. Los comandantes desarrollaron la inteligencia estratégica, táctica y administrativa para las circunstancias. Las estrategias aparecieron milenios antes de que fueran tema de estudio universitario. La palabra griega strategós significaba ‘comandante’. El Arte de la guerra del general chino Sun Tzu (siglo VI a. C.) se estudia hoy como un clásico de la administración.

Hay mejoras que se logran combinando (hacer dos cosas en el mismo viaje), cambiando (el lugar de operación, la fecha, el momento, los utensilios, la división del trabajo, las personas), simplificando, previendo, preparando. Pero lo más contundente de todo es eliminar, no mejorar. Hay rutinas y proyectos que persisten por inercia. Tuvieron sentido, pero ya no lo tienen; a pesar de lo cual siguen costando tiempo y recursos.

El país está lleno de trámites y proyectos innecesarios, que no sirven para nada o tienen una utilidad que no justifica el costo. Especialmente lamentables son los absurdos de los cuales hay conciencia, pero no manera de evitarlos, por intereses creados o imposición legal o social. Algunos se imponen por error bien intencionado o imitación de otros países. Así sucede con el Hoy No Circula, un despilfarro mayúsculo de capital.

Entre los miles de libros publicados, hay dos muy breves y recomendables: How to live on 24 hours a day de Arnold Bennett sobre rutinas y How to avoid work de William J. Reilly sobre proyectos.

El de Bennett contrasta las 40 horas semanales de trabajo con las restantes 128, que son el triple, pero se administran con menor cuidado.

El de Reilly recomienda cuidar las décadas futuras, no sólo el día de hoy. Alguna vez lo consultó un policía descontento con su trabajo. Después de explorar sus aficiones, deseos y capacidades, le hizo ver que la mejor combinación con su empleo no era tirarlo a la basura ni vivir frustrado. Era aprovecharlo como entrenamiento para llegar a ser un abogado penalista con la ventaja competitiva de una experiencia policiaca que muy pocos tienen. Tomó cursos nocturnos, a partir de los cuales lo ascendieron, etcétera. Así un proyecto indeseable o fallido puede reciclarse como capital en un proyecto de largo plazo más satisfactorio.

Suele admirarse a la gente que “sabe lo que quiere”. Cuando Carl von Clausewitz (De la guerra) escribió que “la guerra es la continuación de la política por otros medios” no estaba diciendo, como algunos creen, que las decisiones políticas deben imponerse por las buenas o por las armas, sino algo muy distinto. Si tomas una plaza que no necesitas, tu victoria es absurda. La guerra no es un fin en sí mismo, es uno de los medios posibles en la realización de un proyecto político. Si no sabes lo que quieres, has perdido la guerra, aunque ganes muchas batallas.

Pero ¿qué querer? La literatura sobre cómo administrarse dice cómo lograr lo que se quiere, pero no qué querer. Es un tema de otra literatura: la de Buda, Sócrates y Jesús.

Gabriel Zaid